ウイングアーク1stの1割超が保有する「文書情報管理士」とは? 「合格率100%」の勉強会の裏側を取材!
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ウイングアーク1stの1割超が保有する「文書情報管理士」とは? 「合格率100%」の勉強会の裏側を取材!

スキルアップにつながる資格取得やビジネススクールへの参加、セミナー受講などの支援・研修制度が充実しているウイングアーク1st。社員の1割超が保有する資格「文書情報管理士」の勉強会は、2017年末の発足以来、合格率100%の快挙を達成し続けています。

文書情報管理士とは、日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)が認定する資格で、全国で累計約14,000人が取得。次のような知識・技能が2級、1級、上級の3段階で検定されます。

・オフィスで取り扱う帳票、技術資料、図面といった紙文書の電子化における知識・技能
・大量の文書を効率よく安全に長期保管するための技術
・電子帳簿保存法、e-文書法など文書情報マネジメントにまつわる法令やISO、JISといった標準規格の知識

▲参考:文書情報管理士検定試験について ┃JIIMA

この快挙を支えるのが、「文書情報管理士勉強会」の存在。その発起人は、文書情報管理士上級(最高資格)を有する、テクニカルセールス部の敦賀武志(つるが・たけし)さんです。というわけで、敦賀さんに「文書情報管理士のメリット」「行っている工夫」など、勉強会の裏側をインタビューしました!

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文書情報管理士のメリットは? どんな支援があるの?

─文書情報管理士の資格を取得することには、どのようなメリットがありますか?

敦賀:まず、弊社の文書管理ソリューションであるSPAを訴求するにあたって、よりハイレベルな提案ができるようになるということです。電子文書を管理するにあたってどのようなフォルダ構成にすればいいのか、どんな風に管理していくべきなのか、あるいは電子帳簿保存法の要件をどのように満たせばいいのかなどのご提案ができるようになります。

また、「文書情報管理士」と名刺に記載できるようになることもメリットですね。資格を知っている方にとっては一定の信頼性の担保となります。また、知らない方でも「文書情報管理士って何ですか?」という会話から話が広がり、関係性を築きやすくなります。

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─資格取得にあたって会社から何か支援はありますか?

敦賀:受験料の補助や、合格の際には資格のランクに応じた報奨金の制度もあります。そういう環境があるからこそ、勉強会にも気軽に参加いただけるんじゃないかと思いました。

100ページ超えの勉強会資料 そこに施された工夫とは?

─文書情報管理士の勉強会を立ち上げるまでの流れを教えてください。

敦賀:ウイングアーク1stに入社した直後の2017年春ごろ、上司から文書情報管理士の取得を勧められました。8月の試験に向けてJIIMA主催のセミナーを受け、どうせなら得た知見をみんなに広げたらどうかとなり、7月から5回に分けて勉強会を開く運びとなりました。募集をかけたところテクニカルサポート、営業、カスタマーサクセスなどから思っていた以上の人数が集まったので「これはちゃんとやらないとな」と責任を感じたのを覚えています(笑)。

─勉強会を最初に開くにあたって工夫したポイントは?

敦賀:かなりしっかりと資料を作りました。パワーポイントで80ページを超える資料で、極端な話、公式テキストがなくても合格できるようにしました。受験後には、出た問題や感触を反映し、ブラッシュアップを続け、今では100ページ越えの資料になっています。

気を付けたのは、SPAに関連する機能など問題としては出ない事項も盛り込み、少しでも実際の業務と関連付けること。「実際に私の案件でこういうことがあって、こういう知識で解決したんですよ」といった体験談も織り交ぜて、ひたすら知識を学ぶだけの退屈な勉強会にならないよう工夫しました。

─試験対策だけでなく実務にも活かせる資料なんですね。参加者からは、どのような反応がありましたか?

敦賀:みなさんに喜んでいただけたと思っています。合格した方全員からお礼のメールを頂けたのは嬉しかったですね。年度によってばらつきはありますが、20名~30名くらいが勉強会に参加し、ほとんどが受験に進んでいます。昨年はリモート勉強会でしたが、特に支障は感じられませんでした。
なお、ウイングアーク1st全体では、2021年4月時点で約85名(上級:13名、1級:14名、2級:58名)の文書情報管理士が在籍しています。

文書情報管理士の知識は会社全体の役に立つ

─勉強会以外にも、文書情報管理士としてどのような活動に取り組んでいるんですか?

敦賀:社内向けのSPAでの資料管理に関する勉強会や、ベストプラクティスを検討するワークショップも開催しています。他にも、パートナー様・エンドユーザー様といった外部の方々向けに、電子帳簿保存法の勉強会やウェビナーや、文書仕分けの方法を体験しながら学んでいただくワークショップをご提供しています。

例えば、社内向けの勉強会では、SPAの販売にあたって行う顧客対応やマーケティングで必要な「文書管理って何なの?」「電子帳簿保存法とは?」といった基礎知識から、ワークショップも交えたりしています。ワークショップでは、文書管理についてあまり知識がない人とすでに知識がある人を一緒にすることで、文書管理がどうあるべきかを知ってもらう、学びの多い勉強会になるよう工夫しています。

─「文書管理」をする際に、文書情報管理士の知識はどう役立ちますか?

敦賀:例えば、ある文書を仕分けしていく際、上から分類していく「ワリツケ方式」、下から分類していく「ツミアゲ方式」、両者の組み合わせなどさまざまなグルーピングの手法があり、どれがベストかは、ファイルの数、種類などによって異なります。また、フォルダ階層は基本的に3~4階層までにすべきです。これらは基本的な知識ですが、知らない方も少なくありません。
最終的にどれが最適かを判断しまとめるのは、文書情報管理士の知識がないとなかなか難しいんじゃないかと思います。

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文書情報管理士のニーズは高まり続けている!

─これからも文書情報管理士の勉強会は開催されますか?

敦賀:はい、依頼があれば1人でも必ず開きます(笑)。たいていは、受講する方が同じ部署の方を誘ってくれるので、これまで1対1になったことはありませんね。過去に受講された方々が、異動先でも「受けてみないか」と声をかけて勉強会を依頼してくれたりするので、そういう反響も嬉しいです。

また、新型コロナウイルスの流行でペーパーレスやテレワークへの注目が高まり、SPAの市場は大きくなりました。その結果、電子帳簿保存法に対応したいという案件が増え、文書情報管理士のニーズの高まりも感じています。

─最後に、これからの文書情報管理士としての敦賀さんの目標を教えてください。

敦賀:私も所属するテクニカルセールス部法対応グループのメンバーを増やしたいです。電子帳簿保存法へのニーズはコロナ禍や2023年のインボイス制度の導入を背景に、少なくともこの2~3年は続くと考えています。特に、現状のメンバー3名は私も含め、SPAを主に取り扱っているため、BI製品に精通したメンバーを3名程度増やしたいです。弊社のDr.Sumが2021年4月にJIIMAの「電子帳簿ソフト法的認証」を取得 したこともあり、今後BI製品も今まで以上に電子帳簿保存法と関わってくるはずです。

また、これから入社される新入社員や中途社員の方々に、文書情報管理士としての知識を広めていく活動は今後も続けていきたいですね。

取材後記:

100%の合格率を達成する文書情報管理士勉強会を主催し、日々テクニカルセールス部、法対応グループの一員として活躍する敦賀さん。物腰柔らかな関西弁と、理路整然とした説明で、一見難しそうな文書情報管理士という資格の意義がしっかりと伝わりました。これからも文書情報管理士の知識に対するニーズは高まるとのこと。今後開かれる勉強会やワークショップにもぜひ参加してみたいですね!

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