営業チームを裏で操り会社にルールと秩序をもたらす影ボス
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営業チームを裏で操り会社にルールと秩序をもたらす影ボス

春です。始まりの季節です。

去年の新入社員とのオフライン対面もまだなのに、さらに新入社員が4月になって入社してきちゃいました。確かに同じ会社に所属しているはずなのに、リモートワークが基本となった今、他の社員の人たちとの心の距離がだんだん遠くなって来たような気がする、と感じたことはありませんか?もしもあなたが家で1人で仕事をしながらほんの少し悲しいような切ないような気持ちになってしまったとしても、決してあなたは1人ではありません。僕だってそうですし、ほとんどの人は同じ気持ちで日々を過ごしているかと思います。

しかしそんな中でも何とかして会社は存続していかなくてはなりませんし、ウイングアーク1stが晴れて上場会社となった今、離れていても繋がっていることを我々は常日頃から確認しながら「Build The Trust」を継続させ、より強い信頼感で結びつかなくてはならないのです。そのために我々ができることはまず自身の仲間を知ることです。社内にどんな部署があり、どんな人がどんな思いでどんな業務をやっているのか。それを伝えるために立ち上がったのがこの「体当たり取材:となりは何をする部署ぞ!?」シリーズなのであります。2回目となる今回もウイングアーク1stで働く個性豊かな人たちがいったいどんな仕事をしていて、どんな風に会社を支えているのか、というのをばっちりお伝えしていきたいと思います。

今回お話を伺ったのは販売オペレーショングループの海老江美咲さんです。

販売オペレーショングループってそもそもどこの所属なんでしょうか?

田川:えっと、そもそもの質問なんですけど、販売オペレーショングループって組織図で言うとどこに所属しているんでしょうか?さっきから組織図を見て探しているのですが、見つからなくて。。。

海老江:管理本部のFinance&Operation統括部の業務部に属しています。業務的には全然違うんですけど、経理部と同じチームになります。

田川:おお、あった。なるほど。管理本部だったんですね。では販売オペレーショングループって何をしている部署なのでしょうか?

海老江:一言でいうと営業さんたちのアシスタント業務ですね。見積書を作ったり、注文書を基幹システムに入力したりという業務がメインです。オンプレ製品は料金体系が複雑な場合があるので、正しい見積計算を行うという業務も担っています。

流れ的には営業さんから見積書の依頼をもらって、正確な見積書を作成し、その取引が正当なものかどうかを確認します。そこから注文書を受け取り、その内容に沿って納品が行われたことを確認し、取引が会社の売上として計上されることを確認する役割です。会社の売上として計上されるためにはきちんとした手続きが必要なので、手続き上何が必要かを営業さんに伝え、必要な情報や書類が揃っているかどうかを1つずつチェックしていきます。製品の売上を計上するには納品が必要なのですが、何をもって納品とするか、というのは細かいルールが実は決められています。たとえば製品だったらお客様に送るダウンロードの案内メールをもって売上の証拠とする、とかです。かつては物理的に納品していたので、宅配便の出荷伝票が証票として使われていました。

製品だとまだわかりやすいんですけど、サービス系の場合、これをもってサービス提供の証拠とします、というのが曖昧な場合があります。最初に契約書を締結する時に何を持って納品とするかは定められてはいるのですが、営業さんが何かルールを見落としている場合もあるので、そんな場面でのセーフティーネット的に営業さんをサポートしています。

お客様とのやりとりは基本的に営業さんが担当するのですが、売上が正式に計上されるには何が必要なのかについては私たちが指示を出しています。裏で営業さんを動かしている感じですかね。田川さんもどこにあるのって言うくらい影の部門ではあるんですけど、何気に営業さんの仕事は私たちの存在なしでは成り立たないんですよ。

業務の難易度による切り分けシステムを導入

田川:何人体制でどういう分担でやっているんですか?

海老江:チームには私を含めて11人います。女性10名と男性1名とかなり女性の多いチームです。東京本社のアシスタントを担当する人が半分、東京以外の拠点のアシスタント担当が半分、という割り当てになっています。この営業さんはこの人が担当という割り振りがあって全ての営業さんに担当がついている形です。

以前は完全に担当ベースで難易度が低いものから高いものまで1人のアシスタントが全て担当することになっていたのですが、それだと効率が良くない、ということになりやり方を変えました。今は難易度の高い案件をベテランが担当する、という難易度別の制度に切り替えました。この切り替えは私のアイデアだったのですが、リソースの効率化、という意味では今はこれがうまく機能していてオールウィンな解決方法だったと思っています。

田川:リモートワークでのチームマネジメントで何か気をつけていることはありますか?

海老江:うーん、特に細かいルールは作っていないです。基本は困った時に相談してきてね、というアプローチをしていて大体全メンバー1日1回は連絡をして来てくれることがほとんどです。その他には週に1回定例があるくらいです。メンバーは1人をのぞいてみんな女性で唯一の男性である藤嶋さんがみんなの弟的キャラを担ってくれています。

定例では共有事項を話して余った時間は雑談に当てています。工夫しているといえば、Zoomで大人数で話すのは難しいので、みんなが話しやすいようにまちがい探しとかをやってみたりしています。まちがい探しの時間はみんな仕事より真剣に取り組んでいるかもしれません。(笑)

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こんな感じで、基本的には和気あいあいとやっているチームです。

田川:ぶっちゃけリモートワークとオフィス勤務ではどちらがいいですか?

海老江:そうですね、ずっとリモートワークは正直太ります。(笑)あと外に出る機会が減るのでもっと日光を浴びたいですね。

とは言え、私は子どもが2人いるので子どもの世話などでちょっと中抜けができるメリットは相当大きいです。同時にたまに会社に行って人と会うのもいいなぁって思いますし、ランチにまともなご飯が食べられたり、ゴミの処理を考えないでゴミ箱にポイっとゴミを捨てられたり、おいしいコーヒーがボタン一つで出てきたり、オフィスという場所は仕事をするために徹底的に最適化されているなぁ、と最近はオフィスの良さも見直してきています。なので、リモートワークとオフィスと半々くらいがちょうどいいかもしれないですね。

営業さんたちへ伝えたいこと

田川:最後に、いつも一緒に仕事をしている営業さんに何かメッセージを、思いの丈をぶちまけてもらってもよいですか?

海老江:そうですね、正直、もっと見積書を作成するときの計算方法や販売ルールを一度みんなちゃんと学習してもらいたいっていうのが最初に思いつくことですね。(笑)一つ提案として、入社3年目くらいまでの営業さんはぜひ自分で見積書の作成をやってみてほしいです。見積書を自分で作ってみて初めて依頼方法を理解することができると思うので、今までこういう依頼をしていたけれど、このやり方だと見積書を作る側が大変、という視点を持ってもらえるととても嬉しいです。
そうは言っても私たちは営業さんの役に立ちたい、と思っている人の集まりなので、自動化できるところは自動化して、コミュニケーションを重視するところを手厚く対応していきたいと思っています。無理難題に対しても柔らかく対応したいですし、困った時はお互いさまなので一旦受け取って妥協案を提案して信頼関係を構築できるように心がけています。

田川:ここだけの話、一番無理難題を言ってくる営業さんは誰なんですか?

海老江:言っていいんですかね?まぁ、どう考えてもN口さんですね。

田川:あ、某フレディーN口さんですか?

海老江:はい。(笑)あ、でもそれもお互いの信頼関係があるからこそ言ってくることで、頼りにされている証しでもあるので、全部がイヤというわけではないですけど。

取材後記:

春です。始まりの季節です。そういえば、注文書は春の季語だって聞いたこともあります。営業さんがお客様から頂いてきたせっかくの注文書もこの販売オペレーショングループの支援なしでは正式な売上として認知されず、そんなものはただの紙切れである、というか最近は紙ですらないので、そんなものはただのPDFファイルである、ということになりかねません。ウイングアーク1stが今日も上場企業として機能しているのは海老江さん率いる販売オペレーショングループがあらゆるルールを遵守してくれているからなのです。それなのに冒頭でどこの所属のチームで何をしてるんですかとか聞いてしまってすみませんでした。全部春のせいです。

次回の「体当たり取材シリーズ:となりは何をする部署ぞ!?」にはCFO室 経営管理グループ丹波勇良さんが登場しますのでみなさまお楽しみに!

(データのじかん編集部 田川)

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