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製品をオンライン出荷へ移行 すべての納品物が電子データになり環境にも配慮

ウイングアーク1stでも2月末よりスタートしているリモートワークですが、緊急事態宣言解除後の6月以降も引き続き、原則リモートワークの業務を基本としています。

ウイングアーク1stには製品出荷準備のための小部屋(通称:出荷部屋)があります。社内でもこの存在を知らない人の方が多いのではないかと思うこの出荷部屋ですが、原則出社禁止となり、この部屋で作業を行うことができなくなりました。しかし、お客様への納品を遅らせるわけにはいきません。そこでウイングアーク1stでは、2020年3月30日に納品を物理メディアから、オンラインに移行しました。また、6月17日からは製品出荷に伴うすべての納品物を電子データへ移行します。

お客様の手元に製品を届ける、この大切な業務を担う、デリバリ&コンテンツ開発部の和山さん(写真・左)、亀田さん(写真・中)、青柳さん(写真・右)、に、オンライン納品への移行と、リモートワーク下における製品出荷の現状について伺いました。

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「1日でやるの⁉」 DL出荷は1年前倒しに 現場は大わらわ

青柳:部門名にあるように大きく分けるとデリバリとコンテンツの担当がいます。デリバリ担当は2つに分かれ「リリースマネジメント:出荷と製品の製品化、エンジニアリング」と「サイトエンジニアリング:カスタマーサクセスサイトの開発・運営」です。コンテンツ担当は「日英中の製品マニュアル作成」に加えて、「製品トレーニング」も行っています。

和山:わたしのチームでは、開発からリリースされたものを製品化し、出荷する業務を担当しています。会社の「出荷部屋」でDVDを焼いてパッケージングをして発送しているのですが、これは出社ありきの作業。実は、DVDライターも1台の車が買えるくらいの値段だったりするんです。

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▲出荷の様子(左)と車が買えるという値段のDVDライター(右)

デリバリ担当は、2月くらいから混雑を避け、7時に出勤して出荷作業をしていました。3月は期末となる企業も多く、納品量も増えます。リモートではもちろんできる作業ではありません。出社禁止になってから急遽オンラインで納品するための体制を整えました。もともと2021年度の期末までにオンライン納品に切り替えようという目標はあったのですが、1年早まったわけです。

サイトの方は、亀田さんにお願いして「サクサクッ」と作っていただきました。

亀田:わたしは3日ほしいとお願いしたんですけど、緊急事態なのでとにかくやるしかないと、1日で対応しました。まずは、最低限必要なものを準備し、あとから足していきました。

和山:とにかくお客様に届けるのが最優先でした。4月からようやく全員リモートになることができました。1年も計画が早まった中での、亀田さんの1日対応にはとても感謝しています。

亀田:わたしは納品に必要なシステムづくりを担当しており、試用版のオンライン納品には5年くらい前から対応していました。しかし、すべてをオンライン納品に移行するのは大変な作業です。わかりやすい例でいえば、ファイルサイズが大きな製品を、いかにストレスなくお客様のネットワーク環境でダウンロードしていただくかといった課題があります。これらを解決しつつ、物理メディアによる納品を、すべてオンライン納品へと切り替えました。

和山:ウイングアーク1stは5月20日に、環境マネジメントシステムISO14001:2015を取得したことを発表しました。オンライン納品への移行は、パッケージ、DVDメディア、配送等を抑制し、省資源・省エネルギーなど、地球環境保護に貢献できると考えています。6月17日からは、製品出荷に伴うすべての納品物(製品プログラム、製品マニュアル、ライセンス利用許諾契約書、ご契約内容確認書)も電子データに移行します。

これまでに超システム化されていた出荷作業 DL版になってここがかわった!

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青柳:物理メディアでの納品については、この図のように、納品ミスをゼロとできるよう時間をかけてプロセスをシステム化してきました。自社製品であるSPA(文章データ活用ソリューション)やMotionBoard(BIダッシュボード)を活用し、伝票の読み込みから、検査結果の管理などこのシステムに頼って納品していました。しかし、オンライン納品に移行することで、出荷と計上のタイミング、ミスのない出荷プロセスなど、決めなくてはいけないこともたくさんありました。

最初の方で触れましたが、ファイルサイズの大きい、例えば100MBサイズ以上のファイルをお客様によっては異なるネットワーク環境で安定的にDLしていただくというのも、大切なポイントです。そのための仕組みとして、1年後の導入に向けて、「Akamai(アカマイ)」というコンテンツデリバリネットワークの導入を考えていたのが、役に立ちました。このおかげで、日本でも海外でも、どこにいても安定的に製品をダウンロードしていただける環境が提供できるようになっています。

オンライン納品への移行作業をがんばるメンバーを見ていて、先が見えない状況でもみんなが積極的に前に進もうとしてくれていたのは頼もしかったですね。

和山:はじめてのオンライン納品は、やっぱりどきどきしましたね。お客様のお名前とライセンスがちゃんと合致しているかなど、ミスしてはいけない作業ですから、心配な点もありました。ゼロからオンライン出荷のフローを準備したことや、慣れない作業だったこともあり、戸惑いもあったと思います。それでも、メールを確認しながら見落としがないかとても慎重に対応するメンバーの動きが素晴らしかったですね。

トレーニングもオンライン化 お客様一人ひとりに丁寧に

青柳:これまで本社のトレーニングルームで実施していた、製品トレーニングについてもオンライン化の準備を進めています。

MotionBoard Ver.6.1とDr.Sum Ver.5.5というバージョンアップ版のリリースも重なり、これら製品の新しいトレーニングカリキュラムをつくりつつ、製品プログラムや製品マニュアルのオンライン化の準備もあって大変でした。

オンライントレーニングでの、欠席者の対応をどのようにするのか、また、会社に集まっていただいた16人に向かって話すのと、オンラインで5名に向けて話すのでは状況が当然違います。目の前にお客様がいれば進捗状況を確認しながら進められますが、オンラインではそうはいきません。そのため、これまでは1名で対応していたのですが、サポート要員をいれ、2名体制にするといった対応も行っています。

亀田さんがバーコードによる検品システムなどを作ってくれたので、物理メディアについての当社の納品システムは、日本においてとてもレベルの高いシステムだと自負しています。でももうほとんど使われることがない…(笑)

亀田:(泣笑)ウイングアーク1stにはいろんないい製品があるので、新しい使い方を模索中です。新しいことが実現できるとよいなと思っています。


製品出荷のすばらしいシステムを確立していたところ、急遽DL版での出荷がきまったデリバリ&コンテンツ開発部。それでも超迅速な対応をなしとげ、お客様との関係はシームレス。ウイングアーク1stの底力のひとつだといえます。今後、オンライン化していく中で、オンライン納品とオンライントレーニングには、ますます期待できるものに育っていきそうです。

〇製品のオンライン出荷への移行についてはこちらから

○リモートワーク対応についての詳細はこちらから

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データ活用のテクノロジー企業・ウイングアーク1st株式会社の公式note。 コーポレートサイト:https://www.wingarc.com/ データのじかん:https://data.wingarc.com/