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経理部門がリモートワークでもノンストップで仕事可能なヒミツは、電子化にアリ⁉

ウイングアーク1st

新型コロナウイルス感染症拡大の防止のため、リモートワークを導入する企業が増えています。

ウイングアーク1stでも2月末より“原則在宅勤務”の方針が提示され、現在ほとんどの社員が在宅業務を行っています。

リモートワークで問題になるのが「電子決済やペーパーレスに対応できない」という問題。すこしずつ解決に向けて社会も動き始めているようですが、まだまだ難しい点があるようです。

経理部門もその例外ではないという会社は多いのではないでしょうか。しかし、ウイングアーク1stでは経理部門もリモートワークで業務を行っているんです!

いったいどうして経理部門のリモートワークが可能なのでしょうか。
経理部門の社員のみなさんに、座談会形式でお話しを聞きました。

参加者:経理部メンバー
聞き手:編集部

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■成功の秘密は自社システムとノートPCが握っていた?

―経理がスムーズにリモートワークへとシフトできた理由って何だと思いますか?

池田:SPA(書類をデータ化し、同時に整理できるウイングアーク1stの製品)があったからだと思います。これはウイングアークならではですね。

際:完ぺきではありませんが、以前から会社として「紙を減らすことが働き方改革につながる」と意識して取り組んでいた部分が大きいと思います。請求書や領収書は電子データをワークフローに添付しSPAに保存できますので、申請する側も、承認する側も、みんな在宅でできたのではないでしょうか。

―環境が整いつつあったということですね。ノートPCが各人に配布されていたのもよかったように思います。最近導入されたDocuSign(ドキュサイン、電子署名サービス)についてはいかがですか?

池田:契約書関係ではまだ紙が残っている部分が多いのですが、署名・捺印は減るでしょうね。あとは銀行への対応をどうすればよいか、といったところでしょうか。電子納付についても国のインフラは整いつつあり、会社として対応すれば実現可能です。

―在宅になって、業務のパフォーマンスが上がった部分、下がった部分についてもう少し聞かせてください。

小松:わたしは在宅のほうが集中できて効率的だと思います。ただ、複数のデータから資料を準備して行うような作業は時間がかかるようになってしまいました。パソコンの画面切り替えでひとつひとつ見ていかねばならないので、ちょっと面倒ですね。今までは、紙に出力することで意識付けができていたのですが、紙のいいところを再認識している部分もありますね。
確認作業をシステム的に、自動でチェックできるようになれば、変わってくると思います。そして、それはできるようになる感触はあります。次の改善点としてとらえ、挑戦したいと思います。

池田:自動でチェックできる仕組みは、メンバーから相談があれば、積極的に考えたいと思っています。

―対外的に紙の運用が残っているのはどのような場面ですか?また、リモートで決算をするのは大変ではありませんでしたか?

小松:紙への捺印や請求書を紙で郵送してくる会社がまだありますね。あと、細かいものは出社したときに確認するようにしています。

■監査法人が電子に対応していなかったのも今は昔……

―期末決算も皆さん在宅で乗り越えられたとききました。決算資料はどうされていたのですか?

池田:基本的に必要なデータはサーバーの中に入れてありますので、決算資料は全て電子データで作成しています。

―顧問税理士さん、監査法人の会計士さんは何も言ってこないのですか?

池田:監査法人もPDFを送って終わりです。税理士さんもデータのやり取りで終わらせています。

小松:税理士さんとのやり取りで、手で書かなければならない部分があったとしても、書いたものをスマートフォンでスキャンしてPDF化して送れば対応していただけます。

池田:新聞記事で経理関連はデジタル化の動きが遅れていると言われますが、当社の場合「嘘でしょ」と思う人もいるかもしれませんが、実際にかなり電子化できています。
しいていえば、セキュリティに守られたVPNに入らなければ作業できないので、人が少なくてVPNが混み合わない朝早くに作業していた時期もありましたが、増強されたので楽になりました。ICTソリューション部の対応のおかげだと感謝しています。

―昼間さんは今日は出社されていますか?背景がオフィスのようですが…

昼間:はい、今日は出社しました。総務省からの書類が届き記入して送付しなくてはいけないものがあったのと、郵送で送られてきたコーポレートカードの請求書をPDF化して各部署にメール送付する作業があったので。あとは、手形を銀行に持っていきました。そうした作業はどうしてもまだ残っています。

際:経理は郵便物を受ける件数が多いです。弊社も一部紙の運用を残していますし、まだ電子化できてない会社も多いので、他社にも協力を仰ぎつつ進めれば、完全なリモートは成立すると期待しています。

池田:紙での郵送物もPDFで送ってくださるとうれしいですね。

際:弊社が「電子帳簿保存法」をはじめとした電子化に取り組みはじめてから5~6年が経ち、格段にかわったと思います。経理の電子化について紹介して欲しい、と営業さんとお客様先に同行することもあるので、他社の取り組みも学びながら、「経理業務の電子化」をより一層意識していければと思っています。

昼間・小松:池田さんが率先してやってくれたので、経理はこうしてリモート対応にスムーズに移行することができたと思っています。時々聞きたいことがあって電話をしても、やさしく的確に対応してくださるんです。

池田:(照)

―経理は会社のひとつの要。みなさんがリモートワークでもメリハリをつけてがんばってくださることで、わたしたちも業務を遂行することができます。経理という在宅対応が難しい部門がほぼリモート対応で乗り切っていることは、ほんとうにすごいと思っていましたが、その工夫を知ることができました。本日はありがとうございました。

いかがでしたか。ウイングアーク1stの経理グループのリモートワーク。まだ紙が必要な部分もありますが、多くの部分を電子化して問題なく業務をこなしています。みなさんの会社でも参考になる内容があれば嬉しいです。
紙やはんこは伝統的な日本文化ですが、それが業務の足かせとならない利用を考えながら、仕事ではなるべくデジタルに移行して、併存できたらいいなと思います。


なお、文中に登場した製品「SPA」の紹介はこちらをご覧ください。
https://www.wingarc.com/product/spa/




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