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毎月20種類以上ある定例セミナーを全てオンライン化するまでの道のり

ウイングアーク1st

ウイングアーク1stはこれまでに数多くのセミナーを開催してきましたが、それらは全てオフライン、つまり、参加者が一つの場所に集まり、数時間に渡ってセミナーを受講する、というスタイルで行われてきました。しかし、現在のコロナ禍においてこれらのオフラインセミナーは中止せざるを得ない状況になりました。今回は、突然訪れた逆境にもめげず、全てのセミナーをオンラインへシフトするというチャレンジに真っ向から立ち向かい、オンラインへの移行を滞りなく行なっただけでなく、オンラインセミナーに新たな可能性を感じているというマーケティング本部でセミナーの企画・運営を担当している田中拓さん、加藤まりさんに話を聞きました。

田中さんは主にウイングアーク1st製品について紹介する定例セミナーを、加藤さんはパートナー企業などと協力して開催する共催セミナーをそれぞれ担当しています。

本稿では田中さんが担当している定例セミナーのオンライン化について紹介します。

定例セミナーをオンライン化するまでの道のり

田中:ウイングアーク1stは、オフラインセミナーばかりやってきた会社です。もっとも多く開催されているのが自社製品の使い方についてレクチャーする定例セミナーです。毎月20種類以上のセミナーが東京だけでなく各拠点で開催されていました。入社して10年になりますが、これまで、オンライン配信のみのセミナーを開催したことは一度もありませんでした。

今年の1月末までは、普通にオフラインセミナーを開いていたのですが、その後2月末までのイベントは全てキャンセルになりました。3月初旬に企画していたセミナーを急遽オンラインに切り替えて開催した、というのが初のオンラインセミナーでした。

SVFV10セミナー

▲外部ベンダーに撮影から配信まで依頼したウェビナー。直前までオフラインでの開催を検討するが急遽オンラインに切り替えて実施した。

その時は、初めてということもあり外部ベンダーに一連の作業を依頼しました。カメラマンや音響など3名ほどのスタッフが機材を持ってやってきて、Vimeo経由で配信を行いました。やってみて気がついたのは、「セミナーのオンライン化はベンダーを入れてコストをかけて大掛かりにやることではない」ということでした。コスト的にも高額で、外部ベンダーに委託したところで視聴者が増えるわけでもなく、逆に熱量が伝わりづらくなっているようにも感じました。そこで、手間もコストも最小限に抑えてコンパクトにオンライン化するか、オフラインのセミナーをオンラインでも配信するか、どちらかだと考えました。他社でも、担当+アシスタント一人くらいの体制でZoomを使ったオンラインセミナーをやり始めていました。それに習って我々もコンパクトな体制で社内メンバーのみで配信を行うことに決め、4月からの定期オンライン開催に向けて急ピッチで準備を整えていきました。

もともとウイングアーク1stではZoomを使ってミーティングをしていたことに加えて、同じ頃に社員総会がZoomのウェビナーを使って開催されることになっていたので、同じくウェビナー機能を使ってセミナーを開催することになりました。

これでオンライン化するためのインフラは完成しましたが、配信プラットフォームがあってもコンテンツがないと機能しません。今まで定例セミナーでやっていた基本的なコンテンツのオンライン版を企画し、オフラインで実施していた際と同じくらいの数を用意しました。

オフラインの場合は2時間、3時間は当たり前でしたが、オンラインで行う場合、長すぎると最後まで視聴してもらえないのでコンテンツは1時間以内にまとめるようにしています。内容によっては、30分程度で終わることもあり、オフラインの時よりも大幅に短くなりました。講師を務める社員にとっては、オンラインセミナーに切り替わるだけでなく、会社のセミナールームではなく自宅から教える、という2つのハードルを超える必要があり、これは講師たちにとってはなかなかのチャレンジだったかと思います。

差し替え

▲Zoomウェビナーを使ってH2H(Home to Home)でウェビナーを実施。お客様の興味に合わせて、1時間以内の短いコンテンツで実施している。

オンライン開催とオフライン開催の大きな違い

実際に運営をしてみてそれぞれにメリット・デメリットはあると感じています。オンラインセミナーの特徴としては直前の申し込みが多いことです。オフラインの場合は移動の時間も含めた調整が必要ですが、移動負担がなくなることによる強みが申し込みの傾向にも表れているように感じます。

参加率はオフラインと比較すると下がりますが、当初想定したほどは悪くない印象で、半分以上は参加してくれています。特に定例セミナーは参加率が高めです。参加予定だった人がキャンセルになった場合にも運営側には特にダメージがない、ということもオンラインセミナーのメリットです。オンラインセミナーでは必要となる、当日の席や、配布物の準備、満席管理も必要ありません。

では、オフラインよりもオンラインセミナーの方が運営は楽か、というと実はそうでもないんです。案内を送ったりする手間は変わらないですし、むしろオフラインセミナーの際に行っている告知案内や当日の受付、運営などをやっているよりも業務量は増えているようにすら感じます。(笑)

オフラインセミナーにももちろん明確なメリットはあります。それは実機に触ってもらえる、ということです。もともとの定例セミナーは実機に触れてもらうことを主たる目的とする、ハンズオン形式でした。そのため、多くの人に同時に製品を使ってもらいながら使い方をサポートしていくという作業がオンラインでは難しいのが現状です。とは言え、ハンズオンセミナーでは参加者の数を極限まで少なくする、という策を取っている企業も増えてきています。人数が少なければ、画面共有などを使ってサポートできますし、我々にとっても、環境が整えばいずれクリアできるハードルだと思っています。

今後のチャレンジ

オフラインセミナーを再開できるようになったとしても、オンラインセミナーは続けると思います。オンラインセミナーもすでに十分に使える武器になっていると感じますし、今の時代にマッチしているとも思います。東京本社に関して言うと、オフラインセミナーは必要なものだけに絞り、あとはオンラインで行うようなハイブリッド式にシフトしていくのではないでしょうか。そのオンとオフのバランスをどのようにするのがベストなのかは、これから検討していきます。

今月のセミナーでは、一人の講師が話し続けるレクチャー方式ではなく、二人の講師による対談方式でのセミナーにチャレンジしてみようと計画しています。オンライン上では録画もライブも同じように見えるので、レクチャー部分はあらかじめ収録しておいた動画を流し、Q&Aのみをライブ対応で行うということもできそうですし、今後色々と模索していきたいと考えています。

ピンチをチャンスに変える、じゃないですけど、むしろこのタイミングでオンライン化できてよかったと思えるように仕向けていきたいですね。

それでは、加藤さんのパートナー企業との共催セミナーのオンライン開催へのチャレンジにバトンタッチします。

(田川)


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