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初!ハイブリッド開催&総視聴数27,000超を記録!「updataDX22」 データドリブンな舞台裏

ウイングアーク1st

10月12日(水)~14日(金)にウイングアーク1st主催の国内最大級ビジネスカンファレンス「updataDX22 (アップデータディーエックス)」。今年で19回目となる弊社名物イベントですが、今年は初のオンライン配信とリアル会場のハイブリッド形式で開催。
結果、オンラインの延べ視聴数は27,000超、お申込み総数は17,000名を越えることができ、弊社史上、最大規模のイベントとなりました。今回の記事では、この数字を達成した舞台裏、データドリブンなイベント運営についてお届けしてイベント総責任者の松久と集客担当の谷井へのインタビューを交えながらご紹介していきます。

updataDX22とは

updataDX22会場の様子


「updataDX22」は、データでビジネスをアップデートする" UPDATA® (アップデータ)"※で築き上げる世界や最新トピックスをお届けするビジネスカンファレンスで、昨年は「updataNOW21」として1万名を超えるビジネスパーソンにご参加いただきました。DXが叫ばれて久しいですが、弊社は目的ではなく、未来を創る手段としてDXを捉え、本カンファレンスを通じて参加者の皆様が「新たな時代のDXとは何か」を考え"UPDATA"できる場づくりを行いました。

初挑戦のハイブリッド形式

弊社主催のイベントの歴史を紐解くと、こんな感じ↓で18年間やってきましたが、新型コロナウイルスの感染拡大の影響で2020年から2021年の2年間は完全にオンラインで配信しています。(昨年の舞台裏インタビューは↓ )


そして2022年。ウイングアーク1stとして初のハイブリッド形式で開催となりました。どうしてハイブリッドにしたのか?その意思決定に携わったイベント総責任者の松久に聞いてみました。

イベント総責任者の松久

松久:選択肢としては①オンラインのみ②会場のみ③ハイブリッドの3つを検討していました。
リアルな場にしか作り出せない空気感やライブ感、出会いや密度の高いコミュニケーションといった“コミュニケーションの質”を担保したい、という想いから早い段階で②か③に絞った一方で、オンラインで実施した2020~2021年を踏まえて、例えば地方のお客様にも参加いただくことができるといったオンラインのメリットについても議論を重ねた結果、ハイブリッド形式になりました。

2004年にWingArc Forum(WAF)としてスタート
 2020年~updataNOWとしてコロナ禍でオンライン配信

オンライン参加VS会場参加

松久:本格的なハイブリッド形式は私たちも初だったため、オンライン参加という選択肢がある中で、どれだけの方にご来場いただけるか、会場側の集客が読めなかったのが正直なところです。

イベント集客は、「直前に集客目標達成のためバタバタする!」という声をよく聞きますが、私たちの場合、過去3年の集客推移データのストックがあり、その集客推移データと今年の集客計画をもとにした、かなり正確な集客予測を立てられるため、早々にBIダッシュボードMotionBoardでデータを見てチームで会話しながら既存施策の修正や追加施策の意思決定をすることができました。

松久らが確認していた集客データの日別推移(MotionBoard使用)

結果としてハイブリッド形式全体で当初の集客目標を超える17,000名以上に登録いただきました。会場参加も多くの方にご登録いただいたのですが、当初の目標よりは少ない結果となりました。しかし、これはコロナの影響などのネガティブな要因というより、登録いただいたお客様自身が、セッションをリモートで見るという習慣ができてきたこと、これが大きかったのではないかと考えています。その証拠にオンラインの参加者数は完全オンライン開催だった昨年より伸びています。
 
 
ーここから本題。データエンパワーメント事業を展開する企業として取り組んだ、データドリブンなイベント運営について、集客の過程から参加者関連データの分析に携わった谷井も交えて聞いてみました。

The Data Empowerment企業として取り組んだイベント運営とは

松久:そもそも弊社は企業として”The Data Empowerment Company" を掲げているくらいなので、私たちも常に体現者でいることを心掛けています。「データドブリンなイベント運営」と言うと大げさに聞こえるかもしれませんが、実際は先ほどの話のように、データを見て会話ができ、すぐに施策に反映できとても便利です。

集客のKPIデータ

集客におけるデータ分析担当の谷井

谷井:具体的に集客の指標としたデータは下記の3つ。これらを毎日、リアルタイムで確認していきました。目標進捗管理では、週別のグラフデータも随時表示される設定にしており、その週のどの施策が集客に貢献したか等より細かく分析するのに役立っています。
 

KGIとして
・オンライン、会場それぞれの登録数および全体登録数の目標値
KPIとして
・目標に対しての進捗率
・経路別の集客数


この経路別の集客数というのは、弊社の場合、全体の目標人数を達成するために営業部による集客とマーケティング部による集客の2つに大きく分けて管理しているのですが、マーケティング部による集客の内訳として主に下記4つあり、この内訳を営業集客と併せて「経路別」でほぼリアルタイムで、週次の目標に対する進捗が見られるようにしています。
〈集客内訳〉
・メール集客
・社外のメディア等による外部集客
・オンライン広告等によるオンライン集客
・オウンドメディアなど自社メディア等を活用した社内集客
 
松久:この他にも企画段階では、昨年ベースで予測したデータとして下記3つのデータ等も参考にしていました。

・イベントに関連した案件創出数
・登録者の新規リードの割合
・登録者属性値の変化(ターゲット属性に合わせたセッション設計やテーマ設計。例えば、DX部門の登録者を増やすためにイベント名に「DX」を入れ、DXを前面に押し出すなど)

集客必須ツールのダッシュボード


谷井:私はupdataの時期は集客チームとして7年前からボード構築に関わっています。ハイブリッド形式になったことで、簡単に言うとデータが2倍になりました(笑)オンラインと会場のそれぞれの申し込み情報の管理や、会期中の参加状況の把握のためです。
 
ダッシュボードはMotionBoardを使用し、毎年作り変えていくのですが、主に「概要」「部門別」「週別集客」「外部集客」「属性情報」の5ボード。集客チームで、常にチェックしているのは「概要」と「週別集客」のボードで、もっと細かい情報を見たい時には他のボードを見ていました。

週別の目標進捗ボード


集客期間中の毎朝ルーティンは、朝一番でVyNDEX(ヴァインデックス:SalesforceのデータメンテナンスをExcel操作で効率化できるツール)  の画面からデータメンテナンスをし、申し込み情報をダッシュボードにきれいに引っ張ってくることができる状態をつくること。この作業によって各データの部門別、経路別の集計ができるようになるので大変ですが欠かせない作業です。

また、このイベントは全社一体となって集客も行うので、こうしたダッシュボードがデイリーでチャットを通じて共有されていくのはメンバーにとっても毎日数字をみられるのでモチベーションになっていると思います。

ダッシュボードと連携したチャットに毎朝自動で投稿される進捗状況(途中経過)

さらに集客の節目では、執行役員の久我も↓下記のようなポストをして全社に感謝を伝えるなど、みんなでやろう!みんなで集客目標達成しよう!というムードが、1年の中で一番出てくる時期かもしれません。

お申込数目標14,000名を超えると、1,000名増えるごとに久我お手製のメッセージが登場
ついに17,000名に達したとき

今回ご紹介したウイングアーク1stのデータドリブンなイベント運営ですが、松久曰く、「属性データが取れていればやろうと思えばどこでもできる!」とのこと。もっと知りたい!という方はぜひコメント欄よりご連絡ください。

★イベント当日のセッションの様子は、ASCIIさんでもご紹介いただいています。ぜひご覧ください。

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